امروزه یکی از مهم‌ترین بخش‌های هر کسب‌وکاری، بخش مالی آنها است. همانطور که می دانید مدیران و مسئولین واحد مالی در هر کسب و کاری موظفند پس از مدتی اطلاعاتی از وضعیت و گردش مالی آن به صاحبان و سهامداران آن کسب و کار ارائه دهند. با پیشرفت تکنولوژی و گسترش استفاده از نرم افزارهای کامپیوتری، کم کم نرم افزار حسابداری پا به عرصه وجود گذاشت. استفاده از این نرم افزارها مزایای مختلفی دارد که در ادامه این مقاله به بررسی بهترین نرم افزارهای حسابداری می پردازیم.
انجام فعالیت های حسابداری و مدیریت مالی توسط انسان همواره دارای مشکلاتی از جمله احتمال خطا در محاسبات، عدم امکان کنترل فرآیندها، کندی سرعت و … بوده است که با ظهور نرم افزار حسابداری علاوه بر رفع مشکلات قبلی برای انجام محاسبات و فعالیت های پیچیده امکان پذیر است.
علاوه بر آن، با توجه به تحولات روز در تمامی زمینه ها، لازم است شرکت های تولید کننده نرم افزار حسابداری با پوشش نیازهای جدید در تجارت و کسب و کار، از این تغییرات آگاه شده و در نرم افزار خود اصلاحاتی را انجام دهند. از مشتریان خود در بازار بسیار رقابتی امروز محافظت کنند.
ابتدا باید به این سوال پاسخ داد که نرم افزار حسابداری چیست و چه کاربردهایی دارد و سپس به معرفی بهترین نرم افزار حسابداری می پردازیم.
نرم افزار حسابداری چیست؟
نرم افزار حسابداری برنامه ای است که بر روی کامپیوتر اجرا می شود و در واقع نقش یک دستیار بسیار دقیق را برای حسابداران و مدیران مالی ایفا می کند. نقش این نرم افزار این است که داده های خام تهیه شده در هر کسب و کار را به عنوان ورودی دریافت می کند و با انجام پردازش اطلاعات و محاسباتی که برای آنها در نظر گرفته شده است، نتیجه نهایی و داده های مورد استفاده را به حسابدار تحویل می دهد.
این نرم افزارها علاوه بر دقت در پردازش اطلاعات مالی، سرعت و کارایی انجام این عملیات را که در گذشته به صورت دستی و سنتی انجام می شد به میزان قابل توجهی افزایش داده اند.
از آنجایی که حسابداری در یک سازمان دارای دپارتمان های مختلفی است، یک نرم افزار حسابداری باید شامل قسمت های مختلفی باشد که امکان مدیریت مالی در تمامی بخش ها را پوشش دهد. به عنوان مثال، حقوق و دستمزد، حساب های دریافتنی و حساب های پرداختنی باید هر کدام ماژول خود را در نرم افزار حسابداری داشته باشند.
با توجه به حجم داده ها و پردازش های مختلف مورد نیاز در بخش مالی کسب و کارها و تفاوت هر کسب و کار با کسب و کار دیگر، بهترین نرم افزار حسابداری نرم افزاری با کارکردهای متنوع برای پوشش تمامی موارد مورد نیاز در زمینه های مالی است. به جز کارکردهای تخصصی هر نرم افزار حسابداری که آن را برای گروه خاصی مناسب می کند، این نرم افزارها کارکردهای کلی و مشابه نیز دارند. به عنوان مثال، تمام نرم افزارهای حسابداری پردازش داده، ثبت و ذخیره اطلاعات، سیستماتیک کردن پردازش و گزارش را انجام می دهند.
دلیل الزام به استفاده از نرم افزار حسابداری
با توجه به پیشرفت علم و فناوری، استفاده از نرم افزار حسابداری دیگر یک گزینه نیست، بلکه یک الزام است. زیرا علاوه بر نیازهای جدید و محاسبات پیچیده که تنها با استفاده از نرم افزارهای حسابداری امکان پذیر است، گزارشات با مدل قدیمی و سنتی دیگر از نظر سازمان های نظارتی قابل قبول نیست. سازمان های نظارتی در همه زمینه ها باید چارچوب و قوانینی را تعیین کنند و همه سازمان های وابسته موظف به رعایت قوانین خود هستند. وزارت اقتصاد و بیمه نیز در زمان های مشخص نرم افزار حسابداری مورد تایید را در اطلاعیه های خود اعلام می کند و کلیه شرکت ها، مشاغل و مشاغل باید گزارش های مالی خود را مطابق با آن ارائه دهند.
استفاده از این نرم افزارها علاوه بر مزایای ذکر شده، نظارت و کنترل داده ها و فرآیند گزارش دهی را تسهیل می کند.
با استفاده از بهترین نرم افزار حسابداری می توان از امنیت داده ها و گزارش های مالی با ذخیره سازی اطلاعات در سرورهای متعدد اطمینان حاصل کرد تا حوادث فیزیکی باعث از بین رفتن آنها نشوند.
طبقه بندی نرم افزارهای حسابداری
نرم افزارهای حسابداری با توجه به عملکرد اصلی خود به چهار دسته کلی تقسیم می شوند.
- نرم افزار حسابداری فروشگاهی
- نرم افزار حسابداری شرکتی
- نرم افزار حسابداری تولید
- نرم افزار حسابداری شرکتی
هر یک از این اقلام با توجه به نام خود برای فعالیت های مالی هر دسته مناسب هستند.
از بهترین نرم افزارهای حسابداری که بسیاری از فعالیت ها و نیازهای مالی و حسابداری را پوشش می دهد، می توان به نرم افزار حسابداری «گیتی حساب» اشاره کرد. این نرم افزار دارای ویژگی ها و مزایای بسیاری است که در ادامه به برخی از آنها اشاره می کنیم. با استفاده از نرم افزار حسابداری «گیتی حساب» می توانید تمامی نیازهای خود را در هر کسب و کاری پوشش دهید و از محیط حرفه ای طراحی شده برای تسهیل هر چه بیشتر فرآیند گزارشگری مالی لذت ببرید.
ویژگی هایی که یک نرم افزار حسابداری باید داشته باشد:
- امکان تعریف شرکت با سنوات مالی نامحدود
- امکان ایجاد کدگذاری حسابداری و انبار یکپارچه یا مستقل در سالهای مختلف
- امکان ارائه گزارش از سالهای مالی مختلف و از تاریخ مورد نظر در آن سال مالی در کلیه گزارشات بدون نیاز به تغییر سال مالی جاری.
- سامانه ثبت و گزارش عملکرد بازاریابان به صورت جامع و متنوع در فاکتورها (بر اساس فاکتور، بازاریاب انفرادی یا به صورت ترکیبی)
- ثبت نامحدود بازاریاب در فاکتورها بدون محدودیت بر اساس درصد بازاریابی و مبلغ ثابت
- امکان گزارش تلفیقی یا جداگانه مشتری در کدهای ترجیحی مختلف
- امکان گروه بندی مشتریان در ثبت نام و تهیه گزارش بر اساس یک گروه خاص (مثلاً گروه بندی مشتریان بر اساس حوزه فعالیت آنها)
- امکان تعریف مراکز هزینه و درآمد نامحدود و الزام استفاده از آن در کلیه اسناد در صورت استفاده از مرکز هزینه و همچنین تهیه گزارشات مختلف از یک یا چند مرکز هزینه.
- امکان ثبت اسناد ارزی و تهیه گزارشات ارزی مختلف
- امکان دسترسی به چاپ و تهیه گزارش در تمامی اشکال و قسمت های مختلف برنامه با کلید، ایجاد و طراحی گزارش های متنوع توسط کاربر در محیطی آسان و کاملا حرفه ای در تمامی گزارشات.
- امکان استفاده و ثبت سامانه های خرید و فروش و خزانه و سایر موارد در ثبت اسناد حسابداری بدون نیاز به خروج از فرم ثبت اسناد با رعایت نکات امنیتی بدون ایجاد اختلال در ثبت اطلاعات.
- امکان استفاده از ثبت شناسه سند برای جلوگیری از سردرگمی اسناد هنگام مرتب سازی
- امکان استفاده از گزارش های سایر قسمت ها از طریق کلیدهای میانبر بدون ترک فرم در حال استفاده
- امکان ذخیره ۸۲ فرمت مختلف از تمامی گزارش ها و فرم ها
- امکان قالب بندی و گزارش توسط کاربر و ذخیره و بازیابی گزارش مورد نظر
- امکان انتخاب یا عدم انتخاب ستون های مورد نظر در گزارش ها برای نمایش در جدول گزارش
این موارد تنها تعداد کمی از کاربردهای نرم افزار حسابداری «گیتی حساب» را نشان می دهد. نرم افزار «گیتی حساب» علاوه بر کاربردهای ذکر شده، امکاناتی همچون ثبت نام و ویرایش کاربر، حقوق دسترسی کاربر، ارسال پیامک، ارسال ایمیل، دفترچه تلفن، ماشین حساب، تقویم، دفترچه یادداشت و موارد دیگر را برای کاربران خود فراهم می کند. می توان آن را به عنوان بهترین نرم افزار حسابداری معرفی کرد.